emprender sin quebrar

6 MEDIDAS QUE PUEDES IMPLEMENTAR SIN RIEGO DE SANCIóN POR PARTE DEL MINISTERIO DE TRABAJO DESPUÉS DE FINALIZAR LA EMERGENCIA DE SALUD POR CORONAVIRUS

Estamos en tiempo de incertidumbre, pero como empresari@s, no nos podemos dar el lujo que esa incertidumbre dure mucho tiempo. Por eso debemos utilizar esta cuarentena para sacarle el mejor provecho a la situación, aprender y modificar nuestro esquema de negocio para que esté más preparado y sea más flexible en el futuro.

Cada una de las empresas en nuestro país se encuentra en una situación diferente ya sea por el tamaño de su empresa, o el número de empleados, por sus ahorros o por su flujo de caja.

Por eso es muy complicado para el gobierno ayudarnos a todos, Debemos nosotr@s como empresari@s encontrar la manera de administrar nuestro negocio de la mejor manera con las herramientas que nos dan.

En la actual situación, nuestra mayor preocupación, además de los ingresos por ventas, son los costos fijos y los pagos de nómina. Porque los costos variables, obviamente, se han disminuido en proporción a la baja producción de nuestro negocio, excepto la nomina operativa. Pero los costos fijos como su nombre bien lo indica se mantienen constantes en el tiempo y con muy poca afectación por el nivel de producción.

De todos los costos fijos que tenemos en nuestro negocio, ejemplo: gastos de servicios públicos, seguros, gastos de papelería, aseo y cafetería, seguridad, impuestos (Predial o de Vehículos), arriendos y nomina, son los tres últimos los que hacen el mayor peso en flujo de caja y los más difíciles de disminuir.  Los demás, aunque costos fijos, se disminuyen si no hay personal en la oficina, o son gastos anuales que se pueden pagar por cuotas en el tiempo, por ejemplo, los seguros.

A la fecha, el gobierno ha implementado medidas para aliviar la carga en el flujo de caja, tomando medidas sobre los Arriendos, el impuesto Predial y el Impuesto de Vehículos, pero en temas de pagos salariales, podemos correr un alto riesgo de ser sancionadas por el Ministerio de Trabajo.

Analicemos los estos tres costos:

Impuesto Predial y de Vehículos 2020

El gobierno ya ha decretado medidas con respecto al Impuesto Predial y de Vehículos, moviendo las fechas del Predial al 5 de Junio con 10% de descuento y al 26 de Junio sin descuento, del Pago de Impuesto de Vehículos al 3 de Julio con 10% de descuento y al 24 de Julio sin descuento, y al 31 de Julio el pago del ICA del segundo y tercer bimestre.

Aquí l@s empresari@s ya tenemos un alivio.

Arriendos

Para la Mipymes (Micro, pequeña y mediana empresa) se dio a conocer el 31 de Marzo de 2020, las decisiones con respecto al pago arriendo de arriendos durante la cuarentena que pueden ayudar a disminuir el impacto en el flujo de caja presente.

Estas 4 medidas son, que no te pueden desalojar, no te puede incrementar el costo del arriendo, los acuerdo privados que hagas con el arrendador no serán penalizados, en caso de acordar financiación no se te podrá hacer cobro de intereses y finalmente que los contratos quedarán renovados hasta que termine el periodo de emergencia de salubridad.

Hasta aquí, el flujo de caja de tu negocio ha recibido una ayuda considerable y podríamos decir que se ha dado un alivio, porque o bien tienes un predio propio o uno arrendado, por lo que su alcance es a un porcentaje importante dentro de la población de las MiPymes.

Esto nos deja con el tercer problema de nuestros costos y es la Nómina.

Nomina y Pagos Salariales.

El Ministerio del Trabajo le brinda alternativas a los trabajadores y a los empleadores para promover la conservación del empleo y lo que mas les pide a l@s empresari@s es que sean protectores del empleo y solidarios con sus trabajadores mientras pasa esta emergencia económica y da diferentes herramientas como el teletrabajo, trabajo por turnos y otorgar vacaciones (colectivas, anticipadas o acumuladas) con 1 día de pre aviso. 

Definitivamente, no esta permitiendo el uso de otras acciones como el despido Colectivo, la suspensión de contratos o licencias no remuneradas (que no hayan sido solicitadas por el trabajador).

El actuar del Ministerio, esta enfocado obviamente en proteger lo que mas pueda al trabajador y puede que a much@s empresari@s, estas opciones realmente no les ayuden a solucionar el problema que tiene el empleador con la nomina y es el flujo de caja.

Sino ingresa dinero, ¿cómo puedo pagar la nómina?

Estoy segura, que l@s empresari@s en general, no quieren despedir a sus trabajadores, ya que conocen las dificultades a las que estos se verán expuestos en caso de terminación del contrato, pero que tanto puede aguantar un(a) empresari@ en mantener a mas de una familia sin ingreso?

Es muy difícil saber, como les decía al principio cada empresa es diferente. Pero, sin lugar a duda se mantendrá la que mejor manejo financiero tenga.

Lo único que, si les puedo decir con certeza, es que en estos tiempos hay que pensar con cabeza fría. No tomes decisiones apresuradas y documéntate bien de los riesgos, porque el Ministerio ya fue muy claro en que impondrá sanciones a las empresas que incumplan con las normas laborales.

Hay realmente muchas cosas que puedes hacer con respecto a tus empleados, aquí vamos a ver la 6 medidas que puedes tomar para evitar Sanciones del Ministerio de Trabajo.

Analicemos mas a fondo las opciones de lo que si puedes hacer y Sin Sanciones:

  1. Trabajo en Casa, o lo que llamamos teletrabajo.

Esta para mi es una de las mejores opciones porque tienes al personal trabajando, sacando proyectos adelante, organizando o  poniendo al día sus puestos de trabajo, temas que siempre se tienen en espera por falta de tiempo.

Es hora de aprovechar para poner procesos en orden, terminar proyectos, analizar y proponer mejoras.

Ahora la parte no tan buena es que es el personal administrativo, en su mayoría es el personal que puede trabajar desde casa y muy difícilmente el operativo. Pero también dependiendo de la actividad de tu empresa, si es una empresa de marketing, o consultaría, son actividades que se pueden realizar desde el hogar.

Te invito a que tomes esta oportunidad para ver los pros y los contras, aprender de la experiencia y ver cómo implementar el teletrabajo legalmente, en el futuro. Digo Legalmente, porque el teletrabajo debe estar regulado en Reglamento Interno de Trabajo (RIT), y en este momento el Ministerio lo aprobó sin la necesidad de modificarlo.

  1.  Vacaciones

Esta también es una gran idea, según tu negocio puedes hacer varias cosas, enviar de vacaciones al personal operativo en partes.

Por ejemplo: Si eres una empresa que vende y presta servicio de mantenimiento lavadoras industriales, puedes enviar a un porcentaje de los operativos a vacaciones y quedarte con otro grupo, dispuesto a prestar el servicio de mantenimiento en caso de que lo requiera un hospital, y después rotas los grupos.

También dentro de lo posible irse todos de vacaciones colectivas, de esta manera no se generan gastos adicionales y se disminuye el impacto negativo en flujo de caja.

¿Cuál sería el lado negativo?

Aquí es donde la contabilidad es engañosa, y por eso siempre aconsejo a mis clientes hacer las reservas en la vida real de lo que provisionamos.

¿Qué son las provisiones?

Son los “ahorros” de los gastos que debemos pagar después, por ejemplo: provisionamos vacaciones, cesantías, intereses de cesantías entre otros. El contador registra el valor en la contabilidad de manera mensual. Lo que hacemos la mayoría de l@s empresari@s es “trabajar” con este dinero en vez de ahorrarlo.

Ya sea por la necesidad de disponibilidad de dinero o porque nunca hemos considerado hacer las reservas que están registradas en la contabilidad, nos gastamos la plata disponible y nos pasa lo que nos está pasando hoy, no tenemos el ahorro en el banco para pagar este gasto, pero en números y contablemente si esta “provisionado”.

Como aprendizaje para el futuro es ser juiciosos y mantener estas reservas, tanto en números (contabilidad) como en las cuentas bancarias. Puede que no tengamos el 100% ahorrado porque podemos “trabajar” con ese dinero si lo necesitamos, pero por lo menos si una cifra bastante cercana, dentro de las posibilidades de nuestro negocio.

  1. Terminación de Contratos con Justa Causa.

Solo porque estamos en la emergencia sanitaria no significa en ningún momento que los empleados puedan cometer faltas y que no hayan consecuencias. Si tienes empleados trabajando en casa que no están respondiendo sus obligaciones, puedes sancionarlos y si vuelven a cometer la falta se podría terminar el contrato, según lo establecido en tu RIT.

Estas en completa facultad de no renovar los contratos a Termino Fijo inferior a 1 año, que están por terminar por esta época. Eso sí, no olvides pasar la carta avisando al empleado la no renovación.

  1. Terminación de Contrato sin Justa Causa.

Con respecto a este punto puedes terminar el contrato sin justa causa, cumpliendo 2 requisitos.

  1. El primera es pagar la indemnización total y sin demoras al empleado.
  2. No pasarse del porcentaje permitido para que no se convierta en “Despidos Colectivos”.

¿qué son despidos colectivos?

El artículo 67 de la Ley 50 de 1990, expone que se califica como despido colectivo cuando:

En un periodo de 6 meses se despidan trabajadores en los siguientes porcentajes:

  • Un número de trabajadores equivalente al treinta por ciento (30%) del total de los vinculados con contrato de trabajo, en empresas que tengan un número superior a diez (10) e inferior a cincuenta (50) = Entre 3 y 14 Empleados.
  • Al veinte por ciento (20%), en empresas que tengan un número de trabajadores superior a cincuenta (50) e inferior a cien (100)        = Entre 10 y 19 Empleados. 
  • Al quince por ciento (15%), en empresas que tengan un número de trabajadores superior a cien (100) e inferior a doscientos (200)   = Entre 15 y 29 Empleados. 
  • Al nueve por ciento (9%), en empresas que tengan un número de trabajadores superior a doscientos (200) e inferior a quinientos (500) = Entre 18 y 44 Empleados.
  • Al siete por ciento (7%), en empresas que tengan un número de trabajadores superior a quinientos (500) e inferior a mil (1000) = Entre 35 y 69 Empleados y,
  • Al cinco por ciento (5%) en las empresas que tengan un total de trabajadores superior a mil (1000) = 50 Empleados.

Por ejemplo: Si tu empresa tiene 15 empleados pues despedir 4 empleados, entre Marzo y Agosto de 2020.

  1. Licencias no remuneradas.

La Licencia no Remunerada, debe ser solicitada por el empleado, no puede ser impuesta por el empleador, y esta es una de las medidas que toca poner mas cuidado. Ya que tu empleado puede ir a demandarte al Ministerio y te ganaras una sanción fija.

Por ejemplo: Si el empleado está de acuerdo en solicitar una licencia no remunerada para colaborar con la empresa o porque prefiere estar en casa tranquilo, tú puedes acordar pagar un auxilio económico no salarial.

  1. Reducción y/o eliminación de auxilios extralegales y no salariales para empleados en función de su cargo.

Por ejemplo: si das auxilio de rodamiento a los empleados, puedes reducir o eliminar este auxilio, con justificación porque el empleado no está yendo a trabajar.

Las 6 medidas que acabamos de ver, las puedes implementar en tu empresa durante esta época y aliviar tu flujo de caja. Son  libres de riesgos si cumples con sus condiciones.

Personalmente, soy una persona aversa al riego, no me gusta tomar decisiones que impliquen algún tipo de penalidad y si lo hago la probabilidad de error debe ser muy pequeña. 

Aunque, hay muchas otras medidas que puedes tomar, pero tienen un riesgo mas alto de ser sancionadas. Si estas en búsqueda de una solución y has investigado, posiblemente se hayan mencionada otras, la decisión final es tuya.

Piénsalo bien, en este momento no queremos gastarnos la disponibilidad en nuestro flujo de caja en pago de sanciones o abogados para que nos defiendan.

Pero si insistes en otras opciones,  se puede disminuir el riesgo, mientras tus empleados estén completamente de acuerdo y de manera libre (no obligada) a aceptar modificaciones temporales en sus contratos. 

He sido empleada y Empresaria y no considero justo que ninguna de las dos partes deba pagar mas que la otra. Todos estamos interconectados y afectados y en una empresa no es la excepción, sencillamente no puede existir un negocio sin empleados ni viceversa, por esto,  mi ultima invitación es:

Se honesto con tus empleados, muéstrale los números y la realidad económica de tu compañía, y acuerden como pueden entre todos aceptar condiciones justas para salir adelante, porque para sobrevivir esta crisis necesitamos el apoyo de cada uno.

Ahora, lo mas importante es tomar decisiones sabias e informadas, pero sobre todo aprender lo que hemos hecho mal y observar que es lo que nos esta dificultando la vida en este momento como empresari@s, para empezar a mejorar, florecer y prosperar.

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