Los 5 Presupuestos Que Todo Empresario Debe Conocer

(El #4 Evitará Que Tomes Riesgos Innecesarios)

En la vida cotidiana todos somos unos expertos haciendo presupuestos y de pronto no nos hemos dado cuenta.

En cosas tan simples como planificar un asado. Verificamos cuanto tenemos disponible de dinero y calculamos que vamos a comprar con eso, sino tenemos suficiente, invitamos a más amigos para que pongan lo que falta con la promesa de ser beneficiarios de un gran festín. 

Para hacer mercado, sabemos cuánto tenemos disponible para el mes y planificamos desayunos, almuerzos, comidas y “gusticos”, para todo el grupo familiar.

El presupuesto es, de esta manera una planificación de nuestro ingresos y gastos expresada en números y la usamos todo el tiempo. 

Si no, ¡deberías! 

Y así, como es de gran importancia en nuestro diario vivir, lo es para el empresario en todas las etapas de su negocio.

El presupuesto es una de las herramientas financieras más importantes, porque es aquí donde calculas, planificas y expones tus objetivos en términos numéricos. Verificas a través de su realización la cantidad de dinero que necesitas para tu proyecto y te permite tomar decisiones a tiempo, en caso de que te sobre o falte dinero.

Por eso es importante saber cómo se hace un presupuesto e identificar los diferentes tipos de presupuestos. 

Así como mencioné al principio, tu ya eres un experto. Me dirás si, pero realizar el presupuesto para el mercado mensual no es lo mismo que realizar un presupuesto para tu negocio. 

Y te sorprenderá saber que en un principio si es lo mismo, porque con saber en detalle que necesitas comprar y cuanto tienes disponible, ya tienes todo lo que necesitas para armar tu presupuesto, sin importar la cantidad de los ingresos y lo que compres o contrates. 

Si bien es cierto que existen diferentes tipos de presupuestos, no hay un orden o formato establecido que debas cumplir rigurosamente. Lo más importante de un presupuesto es que tú como empresario lo entiendas y tu como experto de tu negocio incluyas todo lo que puede hacer de ese presupuesto lo más cercano a la realidad. 

¿Por qué Calcular el presupuesto? 

Realizar el ejercicio del presupuesto te ayuda a controlar tus gastos y a tomar decisiones futuras dependiendo si el resultado es negativo o positivo. 

Porque si no te alcanza el dinero, no es para que te rindas y abandones, sino para que veas que puedes hacer de más, mejor, más rápido o más económico para lograr tus metas. 

Si eres un nuevo empresario, necesitas el presupuesto para calcular cuanto dinero necesitas para crear tu negocio y mantenerte mientras tu negocio comienza a producir. Este cálculo es muy importante para conseguir inversionistas para tu negocio, ellos podrán ver que tienes los cálculos claros y sería claro para ellos en qué momento recibirán el beneficio de haberte dado capital.

Si ya tienes tu negocio andando, puedes usar esta herramienta para verificar como está tu compañía, planificar el año, comenzar nuevos proyectos o sencillamente como control financiero mensual. 

Para compañías que tienen varios proyectos es de mucha ayuda sacar un presupuesto por cada proyecto y ver que tanta ganancia está aportando cada uno de estos a las utilidades generales de la empresa. 

Dependiendo de la razón que tengas para hacer un presupuesto, debes tener en cuenta la siguiente información:

• No existe un formato único de presupuestos porque este depende del tipo de empresa, del tiempo y proyecto que se necesite calcular. Es diferente si el presupuesto es para una empresa manufacturera que, para una prestadora de servicios, o si es para analizar un periodo corto o un proyecto de 1 año o más. 
• Los presupuestos que se calculan a futuro tienen información proyectada, información que crees puede acercarse a la realidad porque la calculas basada desde una muy buena investigación del mercado o de la información histórica de tu empresa. 
• El presupuesto está basado en una idea de lo que crees sucederá. Por esto, estos datos deben estar en constante revisión para verificar que si se está cumpliendo y que el plan si se están pareciendo a la realidad. 
• El presupuesto no está escrito en piedra, esto significa que lo puedes modificar. 
• Hacer un presupuesto puede ser tan complejo como tu lo quieras hacer complejo o como tu empresa demande esta complejidad.

A continuación, vamos a ver qué tipos de presupuestos puedes calcular. Los ejemplos son simples con el fin que entiendas su propósito y veas como lo puedes aplicar a tu empresa. 

El Presupuesto de Ventas:

Con el presupuesto de ventas podemos hacer el ejercicio de proyectar los ingresos en el futuro. Si nuestro producto tiene temporadas, por ejemplo, vendemos vestidos de baño, sabemos que tendremos mayores probabilidades de ventas en los meses de verano y/o de vacaciones, entonces incluimos este análisis en nuestro cálculos.

Así mismo, incluimos los descuentos que vamos a otorgar, puede ser en baja temporada para motivar a nuestros clientes a que nos compren e incluimos las devoluciones en ventas. 

De esta forma, quedaría nuestro ejemplo de presupuesto de ventas de vestidos de baño así:

El presupuesto de Producción:

Este presupuesto analiza las compras de materiales, la mano de obra, los costos indirectos de fabricación y los gastos administrativos entre otros, obviamente en relación con las ventas proyectadas para cada mes.  Este es uno de los presupuestos más empleados en las operaciones de compra venta.

Así como en las ventas, realizamos las proyecciones de acuerdo con la información del mercado, la inflación, y cambios en costos por la disponibilidad de material.  

Supongamos que esta es la información de nuestro presupuesto de producción para nuestra empresa de ventas de vestido de baño: 

El presupuesto Financiero:

El presupuesto financiero se refiere a los recursos de dinero necesarios para llevar a cabo las operaciones. Este presupuesto es muy importante porque es aquí donde se realiza el análisis de la proyección de los ingresos y gastos y la forma de financiamiento. Es la fuente de información principal para el nuevo empresario. 

Con este reporte se puede analizar el tipo y tiempo de financiación que necesita para su negocio. 

En nuestro ejemplo hemos calculado el presupuesto de ventas y de producción y podemos identificar que estamos con un déficit, ósea nos está haciendo falta plata para mantener nuestra operación mientras llega la temporada alta en Junio, razón por la que necesitamos un crédito y aquí verificamos cómo los vamos a pagar. 

El presupuesto de Flujo de Caja:

Este presupuesto permite revisar constantemente la disponibilidad de dinero de la empresa, porque analiza los ingresos y los gastos y permite ver si el negocio está produciendo saldos positivos, ósea ganancia. 

Aquí se analiza los ingresos, desde el punto de vista de las ventas y del cobro. Ya que, dependiendo de nuestra política de créditos, el que hayamos realizado la venta no significa que el cliente nos ha pagado, entonces este presupuesto nos ayuda a calcular cual sería el valor de dinero con el que realmente disponemos.

Así como con el ingreso, incluimos nuestras deudas, pero según los plazos de pagos que nos dan los bancos o proveedores. 

Por último, a diferencia de los anteriores incluimos el pago de los impuestos, ya que estos valores si afectan nuestra disponibilidad de dinero y recuerda que “El Estado” es el primer “proveedor” a quien hay que pagar.  

Por esto, este presupuesto también nos permite tomar decisiones de tesorería, según la disponibilidad de dinero, realizar pagos, adquirir préstamos o invertir. 

Si quieres que tu negocio se expanda, debes manejar de forma organizada tus recursos y esta es la herramienta para lograrlo.  

Para mi este es uno de los recursos más importantes con que puede contar un nuevo empresario por eso te invito a leer mi blog sobre Flujo de Caja, para entrar más al detalle. 

El Presupuesto Maestro: 

Este es el GRAN presupuesto, el que lo contiene todo. Te presenta una imagen completa de toda tu compañía.

Se llama presupuesto Maestro porque incluye todos los presupuestos que ya vimos para analizar el negocio como un todo y poder tomar decisiones y ver su efecto en las otras áreas de la empresa. 

Aquí también se debe incluir como parte del análisis un estado de pérdidas y ganancias proyectado. 

Normalmente, comenzamos nuestro año, con un presupuesto maestro, que expone en números el plan anual de la compañía y que será nuestra guía, durante el año. 

En nuestro Ejemplo podemos analizar el presupuesto de ventas y producción del primer semestre del año, así:

Recuerda que ningún presupuesto está escrito en piedra, no sirve de nada si haces un presupuesto que no vas a volver a mirar o con el que no tienes ninguna flexibilidad. 

Como puedes ver, los presupuestos son un cálculo obligatorio.

Manejar tus ingresos y gastos sin control, de seguro te pondrán a sufrir y llevará tu empresa a la quiebra. 

Claro que este no el único, si quieres saber qué otros factores pueden llevar tu empresa a la quiebra y cómo evitarlos, descarga mi reporte gratis: “Cómo evitar que estos tres factores sean la quiebra de tu negocio”. 

Conoce y supera estas barreras que te podrán salvar de pérdidas innecesarias. 

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